五种文件可以看作是质量管理体系常用的几个层次文件。一般来说，是下个层次的文件支持上一层文件，但对某个组织来说它们不一定都以独立的形式存在，如质量手册可以涉及用于过程控制的程序文件；作业指导书也可包括用于规定记录的标准表格。因此在某个组织里并不一定要分别编制五种文件，但要能够用标准提供的指导从已有的文件中识别它们，以及确定单独编制某一种文件的必要性。
   标准还提示“组织应保存足够的记录，以便证实符合要求并验证质量管理体系的有效运行。产品的测量和监视实施建议这些记录也能为保持并改进质量管理体系提供信息”。这就需要组织在质量策划中识别和确定哪些过程和活动应产生记录，并确保记录的充分性，以满足记录的三个功能，即证实符合要求、验证质量管理体系的有效运行和为保持并改进质量管理体系提供信息。